1. PREMESSA E OBIETTIVI
Consapevoli che l’etica nei comportamenti costituisce valore e condizione di successo per il nostro Organismo di Ispezione e che principi quali integrità, onestà, imparzialità e diligenza rappresentano la base fondamentale di tutte le attività che caratterizzano la nostra mission, abbiamo ritenuto opportuno riportare in codesto Codice Etico, le principali linee di comportamento che intendiamo adottare nelle relazioni interne e nei rapporti con l’esterno.

L’obiettivo di tale Codice Etico, costituito sulla base del D.Lgs 231/01 – che disciplina la responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica – è illustrare sia all’interno che all’esterno dell’Organismo, i valori ed i principi fondamentali che guidano l’attività del nostro Organismo.

Esso si propone di orientare i comportamenti individuali allo scopo di confermare l’immagine di correttezza, prestigio e professionalità che sono patrimonio di ITCert.

Ciò, non in ultimo, allo scopo di garantire il reciproco vantaggio che tutte le parti interessate possono ricevere, grazie ad una condotta etica reciproca e cooperativa.

2. DESTINATARI E AMBITI DI APPLICAZIONE
Il presente Codice Etico si rivolge a tutti i dipendenti, amministratori e collaboratori, sia interni che esterni di ITCert (di seguito solo destinatari), che operino stabilmente o temporaneamente per l’OdI, per definire le regole comportamentali che dovranno essere seguite nell’espletamento delle proprie attività professionali.

Un sistema generale di valori e principi, dunque, che deve essere condiviso da ciascun dipendente, a tutti i livelli, in modo che si possa affermare che su tale sistema si fonda l’attività dell’intera realtà dell’Organismo di Ispezione.

La Direzione dell’OdI provvederà a fornire il proprio supporto nell’organizzazione di sessioni informative al fine di garantire che il Codice Etico venga distribuito, acquisito ed attuato da tutti i destinatari per evitare ed, eventualmente, rilevare i comportamenti scorretti.

3. PRINCIPI GENERALI
I rapporti ed i comportamenti, a tutti i livelli aziendali, devono essere improntati a principi di integrità, onestà, imparzialità e diligenza.

Non è ammissibile alcuna influenza in merito a scostamenti dai metodi e dalle procedure che comportino in qualunque modo un conflitto di interessi nell’ambito delle transazioni commerciali e dei servizi offerti da ITCert.

In particolare, tutti i destinatari del presente Codice sono tenuti a:

• Condurre la propria attività all’insegna dell’onestà ed integrità personale e professionale e nel rispetto dei principi deontologici universalmente riconosciuti;
• Mantenere alto il valore dell’Imparzialità nello svolgimento delle proprie attività all’interno dell’Organismo allo scopo di garantirne l’obiettività e gestire tutte le possibili minacce a tale principio;
• Svolgere le proprie mansioni con perizia, prudenza e diligenza, allo scopo di garantire sempre un’adeguata competenza nello svolgimento delle mansioni stesse ed evitare danni ai clienti o allo stesso Organismo di Ispezione con comportamenti sconsiderati o negligenti;
• Evitare qualsiasi potenziale conflitto di interessi tra attività professionale e questioni private;
• Garantire il proprio impegno alla riservatezza nell’espletamento della propria funzione;
• Non accettare o offrire donazioni, favori o utilità di alcun genere, ad eccezione degli omaggi e degli atti di cortesia commerciale di modico valore, purché non siano finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio;
• Non trattare affari in concorrenza con ITCert;
• Non porre in essere comportamenti che possano avvantaggiare aziende concorrenti.

Quelli sopra riportati sono solo alcuni esempi di prassi aziendali non etiche. Il presente Codice, infatti, pur avendo come scopo l’assistenza nella risoluzione delle questioni sul miglior comportamento da adottare sull’ambiente di lavoro, non contempla, tuttavia, tutte le situazioni. Ci si rifà, in tal caso, al buon senso e ad una rigida osservanza di tutte le leggi applicabili, nonché, al ricorso per chiarimenti alla direzione dell’Organismo.

3.1. INTEGRITÀ E ONESTÀ
I destinatari devono impegnarsi a condurre la propria attività all’insegna dell’onestà ed integrità personale e professionale e nel rispetto dei principi deontologici universalmente riconosciuti.
Per integrità personale s’intende il mantenimento di elevati principi morali e di buona reputazione.
Per tale motivo ITCert s’impegna a:

• garantire a tutti i destinatari condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale, in ambienti di lavoro sicuri e salubri;
• diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi ed operando in piena conformità con il D.Lgs 81;
• assicurarsi che non vi siano atteggiamenti di abuso di potere, di violenza psicologica, discriminatori e/o comportamenti di qualunque tipo che possano turbare la sensibilità personale.

Per integrità professionale s’intende l’osservanza dei regolamenti, delle procedure, delle leggi applicabili, nonché del presente Codice Etico adottati da ITCert.

In particolare i destinatari:

• non devono utilizzare l’Ufficio per perseguire fini o per conseguire benefici privati e personali;
• non si devono avvalere della posizione che ricoprono nell’Ufficio per ottenere utilità o benefici nei rapporti esterni anche di natura privata;
• nei rapporti privati, evitano di dichiarare o di lasciare intendere la propria posizione nei casi in cui tale menzione non risponda ad esigenze obiettive;
• non fanno uso di informazioni o commenti che possano trarre in inganno e di informazioni false e devianti.

In questo spirito i destinatari dovranno vigilare sul lavoro proprio e dei propri collaboratori/colleghi e prendere tutte le necessarie misure per impedire il ricorso, anche se casuale, a pratiche incompatibili con il presente Codice.

3.2. IMPARZIALITÀ
La competenza, la trasparenza e l’imparzialità sono i valori fondamentali della politica di ITCert.
Per tale motivo non è ammissibile alcuna influenza in merito a scostamenti dai metodi e dalle procedure che comportino in qualunque modo un conflitto di interessi nell’ambito delle transazioni commerciali e dei servizi offerti da ITCert (vedere anche $3.4 “Conflitti d’interesse”).
Per mantenere alto il valore dell’Imparzialità nello svolgimento delle proprie attività di verifica, ITCert s’impegna a non effettuare attività in contrasto con quelle previste dalla normativa né direttamente né tramite altre persone o organizzazioni.

Per tale motivo i destinatari devono garantire il rispetto delle seguenti condizioni:

• La chiara ed inequivocabile separazione tra attività di verifica ed attività di progettazione, installazione e manutenzione impianti;
• La non titolarità di ruoli all’interno di aziende clienti;
• La non acquisizione o proprietà, diretta e indiretta, di interessi finanziari rilevanti (possesso di quote sociali, posizioni di dirigenza, ecc.) in società clienti e/o società di progettazione, installazione e manutenzioni di impianti elettrici;
• L’assenza di qualsiasi potenziale conflitto di interessi tra attività professionale e questioni private;
• Totale riserbo su tutte le informazioni di cui si viene a conoscenza nell’espletamento della propria funzione.

L’aspetto dell’Imparzialità è, inoltre, anche requisito essenziale delle norme di accreditamento (UNI CEI EN ISO/IEC 17020).

3.3. PERIZIA, PRUDENZA E DILIGENZA
I destinatari devono svolgere le proprie mansioni con perizia, prudenza e diligenza, allo scopo di garantire sempre un’adeguata competenza nello svolgimento delle mansioni stesse ed evitare danni ai clienti o allo stesso Organismo di Ispezione con comportamenti sconsiderati o negligenti.

Per tale motivo:

• I rapporti tra l’Ufficio e i dipendenti sono improntati a fiducia e collaborazione;
• I destinatari si devono adoperare affinché le relazioni con i colleghi siano ispirate ad armonia ed evitare atti o comportamenti caratterizzati da animosità o conflittualità;
• I destinatari devono conformare la propria attività e l’uso dei beni dell’Ufficio ai criteri di correttezza, economicità, efficienza ed efficacia;
• I destinatari devono dedicare al lavoro d’ufficio la giusta quantità di tempo e di impegno, evitando assenze o allontanamenti indebiti;
• I destinatari devono limitare ai casi di assoluta necessità l’eventuale uso per ragioni personali delle apparecchiature telefoniche, delle fotocopiatrici e degli elaboratori, anche in caso di ricezione di comunicazioni;
• Nelle relazioni con l’esterno, i destinatari si comportano in modo tale da determinare fiducia e collaborazione da parte dei soggetti che entrano in contatto con ITCert; mostrano cortesia e disponibilità nella comunicazione con il pubblico e curano la trattazione delle questioni in maniera efficiente e sollecita.

3.3.1. TUTELA DELLE RISORSE AZIENDALI
ITCert sottolinea l’importanza di proteggere il proprio patrimonio ed ogni altra sua proprietà da usi impropri, non autorizzati, negligenti o dolosi che possono provocare danni o perdite.

Tutti i destinatari devono rispettare i beni di proprietà aziendale; il loro uso deve essere funzionale ed esclusivo allo svolgimento dell’attività dell’Organismo, evitandone l’utilizzo improprio, fraudolento o comunque contrastante con l’interesse dell’Organismo .

3.4. CONFLITTI D’INTERESSE
I destinatari devono evitare, nello svolgimento della propria attività presso l’Organismo ITCert, qualsiasi potenziale conflitto d’interessi che essi, i coniugi, i parenti entro il quarto grado o i soggetti conviventi, abbiano nelle attività di propria competenza.

Per tale motivo i destinatari devono:

• Astenersi dal partecipare ad attività o decisioni che determinano tale conflitto;
• Astenersi in ogni altro caso in cui sussistano gravi ragioni di convenienza o nei quali, anche in ragione di una grave inimicizia, la propria partecipazione all’attività specifica possa ingenerare sfiducia nell’imparzialità dell’Organismo di Ispezione;
• Nel caso in cui i destinatari partecipino all’iter ispettivo, sono, inoltre, obbligati al rispetto delle prescrizioni riguardanti la SEPARAZIONE ASSOLUTA TRA L’ATTIVITÀ DI ISPEZIONE E L’ATTIVITÀ DI PROGETTAZIONE INSTALLAZIONE E MANUTENZIONE;
• segnalare ad ITCert condizioni di conflitto d’interessi potenziale laddove ci siano situazioni lavorative pregresse comuni tra Verificatore e l’Organizzazione verificata;
• segnalare ad ITCert ogni situazione ad essi nota che possa costituire per se stessi o per ITCert, un conflitto di interessi.

3.5. RISERVATEZZA
Fermo restando il rispetto della normativa vigente in materia di tutela e trattamento dei dati personali, ITCert tratta tutte le informazioni ricevute nel corso della fornitura dei propri servizi come riservate, a meno che tali informazioni non siano già di pubblico dominio.

Il patrimonio delle informazioni di ITCert è accessibile solo alle persone autorizzate e protetto da improprie e indebite divulgazioni.
L’utilizzo dei sistemi informativi e delle relative applicazioni deve avvenire nel rispetto dei sistemi di sicurezza interni; non è ammesso il loro utilizzo per fini diversi da quelli lavorativi.

I destinatari sono tenuti a mantenere e garantire la riservatezza dei dati di cui vengono a conoscenza durante lo svolgimento delle proprie attività presso ITCert o per suo conto e a rispettare il valore e la proprietà delle informazioni che ricevono e l’obbligo a non divulgarle senza autorizzazione, salvo che lo impongano motivi di ordine legale o deontologico.

Per tale ragione i destinatari devono:

• usare la dovuta cautela nell’uso e nella protezione delle informazioni acquisite nel corso dell’incarico;
• non usare le informazioni ottenute né per vantaggio personale né secondo modalità contrarie alla legge o alle procedure imposte da ITCert;
• non usare le informazioni ottenute per scopi che trascendono l’attività condotta nel suddetto Organismo di Ispezione;
• mantenere il totale riserbo su fatti, atti o notizie di cui vengono a conoscenza nell’espletamento della propria funzione;
• non rivelare al cliente informazioni riservate riguardanti altri clienti;
• non tentare di trarre profitti personali dalle informazioni ottenute durante il periodo di impiego/collaborazione con ITCert;
• non permettere o facilitare l’ingresso di persone non autorizzate negli uffici di ITCert;
• assicurarsi che i documenti ed i dati siano conservati ed accessibili in apposite aree protette, secondo le procedure stabilite da ITCert;
• non comunicare informazioni personali su colleghi o altro collaboratori a persone esterne senza la debita autorizzazione da parte di ITCert;
• conoscere tutte le procedure e istruzioni attuate da ITCert in termini di sicurezza e riservatezza dei dati.

3.5.1. TUTELA DELLA PRIVACY
ITCert opera in conformità alle prescrizione del D.Lgs 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”.

La privacy di tutto il personale dell’Organismo di Ispezione è tutelata rispettando le norme previste dalla legge e adottando adeguate modalità di trattamento e conservazione delle informazioni che l’Organismo richiede.

Secondo la normativa sopra indicata, il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti di tutti.
Per tale motivo è fatto divieto di diffondere dati personali senza il consenso dell’interessato, così come non sono ammesse indagini su opinioni e preferenze personali o sulla vita privata dei destinatari.

3.6. RICEVIMENTO E/O OFFERTA DI OMAGGI E FACILITAZIONI
Tutti i destinatari sono tenuti a rifiutare trattamenti di favore o altri benefici, omaggi o atti di ospitalità di dimensione tale da eccedere il semplice gesto di attenzione e cortesia; in tutte le situazioni in cui venga superato tale limite, o esista il dubbio, la persona interessata informerà la direzione ITCert per la migliore decisione da prendere.

Allo stesso modo è fatto divieto di offrire donazioni, favori o utilità di alcun genere, ad eccezione degli omaggi e degli atti di cortesia commerciale di modico valore, purché non siano finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio.

3.7. CONCORRENZA
Nei rapporti con le aziende concorrenti, ITCert si ispira al principio della concorrenza leale, impegnandosi a non generare comportamenti che compromettano la libera concorrenza.

I destinatari, inoltre, non dovranno trattare affari in concorrenza con ITCert o comunque assumere atteggiamenti che possano in qualunque modo avvantaggiare aziende concorrenti.

4. NORME ETICHE NEI CONFRONTI DI TERZI

4.1. RAPPORTI CON I CLIENTI E I FORNITORI
Nei rapporti con i clienti e fornitori ciascun destinatario rappresenta ITCert, di cui è parte integrante.
L’attenzione al cliente è perseguita con competenza, professionalità, cortesia, trasparenza, correttezza ed imparzialità, nella consapevolezza che è importante garantire la soddisfazione delle aspettative e consolidare la fiducia nell’Organismo di Ispezione.

L’eccellenza dei servizi di ispezione offerti e la disponibilità a garantire una risposta immediata e qualificata alle richieste, costituiscono gli elementi distintivi del rapporto di ITCert con la propria clientela.

Le relazioni commerciali con i fornitori si svolgono nel rispetto dei principi imparzialità, economicità, trasparenza, lealtà e correttezza, evitando rapporti che possano generare in qualunque modo conflitti d’interesse.

Per tali motivi il Fornitore si impegna a:

• mantenere il più stretto riserbo su qualsiasi notizia, confidenza e/o informazione, nel più ampio significato del termine, appresa su ITCert e/o sulle organizzazioni clienti di ITCert di cui esso Fornitore dovesse venir a conoscenza in via diretta ed anche nell’ipotesi di caso fortuito;
• non divulgare quanto appreso;
• non usare le informazioni ottenute né per vantaggio personale né secondo modalità contrarie alla legge o alle procedure imposte da ITCert;
• non usare le informazioni ottenute per scopi che trascendono la specifica attività condotta nel suddetto Organismo di Ispezione;
• non rivelare informazioni riservate riguardanti clienti ITCert;
• non permettere o facilitare l’ingresso di persone non autorizzate negli uffici di ITCert.

ITCert garantisce che a tale obbligo sono soggetti i suoi dipendenti, suoi dirigenti, suoi amministratori, collaboratori e consulenti, fissi e/o occasionali.

4.2. RAPPORTI CON ISTITUZIONI, ENTI, ASSOCIAZIONI, ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI
I rapporti con Istituzioni, Enti, Associazioni, Organizzazioni politiche e sindacali sono ispirati ai principi di correttezza, imparzialità ed indipendenza.

ITCert non eroga contributi diretti o indiretti a partiti o movimenti di natura politica o sindacale, precisando che i destinatari che siano coinvolti in attività politiche lo faranno esclusivamente su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese ed in conformità alle leggi.

4.3. RAPPORTI CON I MEZZI DI COMUNICAZIONE
I rapporti di ITCert con i mezzi di comunicazione sono riservati esclusivamente alle funzioni preposte e devono essere condotti in coerenza con le strategie aziendali di comunicazione e la normativa applicabile all’attività dell’Organismo.
In nessun caso è possibile divulgare commenti o notizie false e tendenziose.

5. SISTEMA DI CONTROLLO E VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO
I destinatari si impegnano a rispettare il codice al momento dell’assunzione dell’incarico e a tenere una condotta ispirata ai principi di lealtà, imparzialità, integrità ed onestà.

L’osservanza degli impegni assunti con il presente Codice Etico è da considerarsi parte integrante ed essenziale delle obbligazioni contrattuali sottoscritte dai destinatari con ITCert.

Per tale motivo, la violazione di tali norme potrà costituire inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà comportare il risarcimento dei danni subiti da ITCert.

Il sistema di controllo del presente Codice utilizza tutti gli strumenti di controllo del SGQ ITCert, comprese le Verifiche Ispettive Interne, con relative azioni correttive e preventive nell’eventualità di rilevazione di NC nell’attuazione del Codice stesso (violazioni del Codice).

La Direzione ITCert provvede, anche attraverso opportune deleghe, a:

• Vigilare sul rispetto del Codice Etico;
• Gestire gli aspetti legati alla conoscenza ed all’applicazione del codice, nonché ad ogni necessaria attività di formazione al riguardo;
• Ricevere le segnalazioni di violazione del codice, assicurando la riservatezza sulle fonti di tali segnalazioni;
• Approvare il presente Codice ed ogni suo aggiornamento o modifica.